Mentoria em grupo: um programa para a turma e um plano para cada mentorado

Na mentoria em grupo, o mentor quer manter um só programa para a turma e acompanhar cada mentorado no ritmo dele. O risco é tratar a turma como um cliente único, de modo que o atraso de um participante passe despercebido atrás do andamento dos demais. Este texto descreve a estrutura que separa programa, contratação e projeto individual, e uma lista de verificação para a demonstração de qualquer plataforma.

Programa da turma e plano de cada mentorado

Antes de escolher ferramenta, convém separar duas decisões. Uma é o programa: a metodologia, as etapas, os materiais e o calendário que valem para todos. A outra é o acompanhamento: o que cada mentorado combinou, entregou e deixou pendente. Quando as duas se misturam, o resultado pode ser um cronograma geral que não diz nada sobre ninguém, ou dez planilhas individuais que repetem o mesmo conteúdo.

A estrutura mais útil tem três camadas. O programa é o modelo comum. A contratação registra a entrada de cada mentorado nesse programa, com o período e o que ele pode acessar. O projeto individual nasce da contratação, a partir do modelo, e passa a ter tarefas, prazos e andamento próprios.

Cenário hipotético: dois ritmos no mesmo programa

O cenário abaixo é inteiramente fictício. Um mentor imaginário, Rafael, conduz um programa em etapas para donos de pequenas consultorias: posicionamento, oferta, processo de vendas e rotina de entrega. Duas mentoradas fictícias fazem parte da turma.

Camila entrou com a turma e já concluiu as tarefas de posicionamento e de oferta. Está na etapa de processo de vendas, com uma tarefa em andamento e o retorno do último encontro registrado.

Diego entrou com a mesma turma, mas a etapa de oferta está atrasada: a tarefa combinada ainda não foi entregue e há um retorno do mentor aguardando resposta dele. A etapa de processo de vendas continua liberada pelo calendário geral, mas Diego ainda não começou.

O programa é o mesmo, o calendário também. O que muda é o projeto de cada um. Se Rafael olhasse só o programa, veria a turma na etapa três. Olhando as contratações, vê que uma mentorada está de acordo com o calendário e outro precisa de atenção, e o que está pendente com cada um.

Do modelo ao projeto individual

Um modelo de projeto descreve fases e tarefas padrão: o que se espera em cada etapa, que materiais acompanham e que entregas fecham a fase. Ao criar o projeto de uma contratação, o mentor parte do modelo e ajusta o que for particular daquela pessoa, como um prazo estendido ou uma tarefa extra.

Dois cuidados evitam dor de cabeça. O primeiro é ajustar o projeto individual sem alterar o modelo, para que a próxima turma comece do padrão. O segundo é decidir o que acontece quando o modelo muda no meio do programa: os projetos já criados continuam como estavam ou recebem a mudança? Pergunte isso ao fornecedor, porque a resposta orienta a rotina de manutenção da metodologia.

A entrada de cada mentorado, com formulário e pendências iniciais, é um assunto à parte, tratado em primeira reunião sem repetir perguntas. E o que acontece entre os encontros, do ponto de vista do mentorado, está em portal do mentorado e o próximo passo.

O que conferir na demonstração

Peça para reproduzir o cenário de Rafael com dois mentorados no mesmo programa. As verificações abaixo servem como roteiro.

• O programa pode ser criado uma vez e usado por várias contratações?

• Cada contratação mostra período, acessos e situação própria?

• O projeto individual parte de um modelo e aceita ajuste sem alterar o modelo?

• Dá para ver, numa única tela, quem está atrasado, em qual etapa e com qual pendência?

• O histórico e os retornos ficam no projeto de cada mentorado, com responsável e prazo?

• Um acesso liberado para um mentorado não aparece para outro?

• O que depende de habilitação ou configuração fica claro antes da contratação?

Vale também ser honesto sobre o que você não está comprando. Uma plataforma de acompanhamento não é necessariamente um ambiente completo de cursos, nem um meio de cobrança, nem garante que a turma aprenda ou permaneça no programa. Separe essas necessidades antes da demonstração para não avaliar uma ferramenta pelo que ela não se propõe a fazer.

Programas, contratações e modelos no OMNX Clients, conforme habilitação

A apresentação do OMNX Clients descreve a gestão e o acompanhamento de clientes em operações de mentoria, com programas e contratações que têm etapas, vigência e acessos, modelos de projeto com fases e tarefas, visualização em lista ou Kanban, metas e entregas, e histórico de retornos e ações com responsável e prazo. É a estrutura programa, contratação e projeto individual descrita acima.

Os limites devem ser conversados desde o início. O Clients se destina a operações de mentoria e não a todo tipo de serviço, não é apresentado como ambiente completo de cursos nem como processador de pagamentos, e não promete resultado de aprendizagem, satisfação ou permanência. Recursos e provedores dependem de habilitação e configuração, e a implantação conta com a participação da operação do mentor.

Conheça o OMNX Clients

Se você conduz turmas com acompanhamento individual e quer ver o cenário de Rafael na plataforma, conheça o OMNX Clients e use Solicitar Diagnóstico nessa página. A conversa serve para olhar o seu programa e verificar como ele ficaria organizado em contratações e projetos.