Em pesquisa da Atlassian, líderes e equipes relatam gastar 25% do tempo procurando respostas

A Atlassian, fornecedora de software, relata no State of Teams 2025 que líderes e equipes gastam 25% do tempo procurando respostas. O número vem de uma pesquisa por questionário (survey) da própria empresa, edição de 2025, com 12 mil trabalhadores do conhecimento e 200 executivos.

É um relato de pesquisa e precisa ser lido assim. A página não detalha países, período da coleta, recrutamento, ponderação nem a pergunta feita. Os 25% são uma parcela do tempo relatada pelos respondentes, não 25% das pessoas. Não é uma cronometragem do trabalho, não representa necessariamente a sua empresa nem os trabalhadores brasileiros, e não permite calcular salário ou receita desperdiçados. Serve como motivo para medir, na sua equipe, quanto tempo vai em procurar informação.

Quando a resposta existe, o problema é saber qual versão vale

Quando a resposta existe, ela pode estar num documento antigo, numa mensagem de voz, na cabeça de quem fez a última entrega ou em três versões do mesmo arquivo. Procurar, então, significa descobrir qual versão vale e a quem perguntar. O que consome tempo, nesse caso, é a falta de uma regra sobre onde cada tipo de informação fica, quem a atualiza e quando é revisada.

Um mapa de respostas em quatro passos

Comece pequeno. Durante uma semana, peça à equipe que anote as perguntas repetidas, como qual é o passo seguinte de uma entrega, quem aprova determinada etapa ou onde está a versão atual de um modelo. Escolha as dez mais frequentes. Para cada uma, defina quatro coisas: o lugar único onde a resposta mora, qual é a referência vigente, quem é o dono e em que data será revisada.

Depois, ligue a informação ao trabalho. Uma instrução que fica longe de quem executa é consultada menos, ou nunca. O ideal é que a tarefa aponte para o processo e o processo esteja associado ao projeto, de modo que a pessoa encontre o procedimento no momento de agir. Por fim, crie uma rotina de revisão com data. Informação sem dono e sem revisão envelhece, e a equipe volta a perguntar por mensagem.

Veja um exemplo hipotético. Uma agência fictícia de consultoria notou que o time perguntava toda semana qual checklist usar na entrega de um relatório. Havia dois arquivos, um de cada ano. Ela definiu um único procedimento, nomeou a responsável pela atualização e marcou uma revisão por trimestre. O ganho não vem de uma ferramenta nova, vem de a pergunta passar a ter um endereço e um dono.

Onde o OMNX GT3 participa

De acordo com a apresentação do OMNX GT3, a plataforma conecta pessoas, processos, projetos e tarefas. O organograma mostra áreas, cargos e responsabilidades, com acesso aos projetos e processos de cada função. A IA ajuda a documentar rotinas a partir de áudio, texto ou arquivos, em documentação e fluxos visuais que a equipe revisa e edita antes de disponibilizar, e o processo pode indicar o cargo responsável. Um projeto pode reunir os processos usados em sua execução, e uma tarefa pode fazer referência a um deles.

O Repositório reúne documentos vinculados a projetos e processos, e as tarefas recorrentes, diárias, semanais, quinzenais, mensais ou personalizadas, podem servir de lembrete para a revisão de cada procedimento. A IA pode errar ou ler mal um material de origem, então a validação continua com a equipe. O GT3 não é descrito como busca unificada de toda a informação da empresa, não substitui CRM, financeiro ou folha, e as integrações por API e webhooks dependem de configuração e compatibilidade. A página do OMNX GT3 traz o conjunto de recursos.

Você também não precisa ter tudo organizado para começar. A própria apresentação sugere partir da estrutura atual, dos projetos em andamento e das rotinas mais importantes, e avançar aos poucos.

Checklist

• Dez perguntas repetidas listadas pela equipe durante uma semana.

• Cada resposta tem um lugar único, uma versão vigente, um dono e uma data de revisão.

• Os procedimentos estão ligados às tarefas e aos projetos em que são usados.

• A revisão é agendada, não deixada para quando alguém lembrar.

Para ver como processos, responsáveis e tarefas ficariam na sua operação, conheça a página do OMNX GT3 e use o botão Solicitar Diagnóstico.