Organograma do escritório de advocacia com dono e substituto para cada rotina administrativa

Quando o escritório já não cabe na cabeça dos sócios fundadores, o que resolve é um mapa que diga, para cada rotina administrativa, quem faz, quem cobre e onde está o procedimento. Abaixo, esse mapa de cargos e rotinas, com um exemplo fictício e a lista de rotinas sem dono para os sócios decidirem.

Rotina jurídica e rotina administrativa: o recorte do mapa

O mapa trata só da parte administrativa. Prazos judiciais, publicações, peças e andamento de processos ficam com o software jurídico e com os advogados. O recorte aqui é o que acontece em torno do trabalho jurídico: cadastro de cliente, atendimento inicial, acompanhamento do pagamento de honorários, fornecedores, acessos de TI e rotinas parecidas.

Esse recorte evita montar um organograma que mistura quem decide a estratégia de um caso com quem renova o contrato do provedor de internet. As duas coisas importam, mas têm donos e ferramentas diferentes.

Levantar rotinas e donos (exemplo hipotético)

O mapa tem quatro informações por rotina: dono, substituto, processo documentado vinculado e data de revisão. Um exemplo fictício, para o escritório Siqueira Rocha, de cerca de doze pessoas (hipótese):

• Cadastro de cliente. Dono: assistente administrativa. Substituto: analista de atendimento. Processo: “Cadastro de novo cliente”. Revisão: março.

• Atendimento inicial. Dono: coordenação de atendimento. Substituto: assistente administrativa. Processo: “Registro e encaminhamento de contato novo”. Revisão: março.

• Acompanhamento de honorários. Dono: analista financeiro. Substituto: sócio-administrador. Processo: “Conferência mensal de pagamentos”. Revisão: setembro.

• Fornecedores. Dono: gerência administrativa. Substituto: analista financeiro. Processo: ainda não documentado. Revisão: a definir.

• Acessos de TI. Dono: sem definição. Substituto: sem definição. Processo: não documentado. Revisão: a definir.

A última linha vai para a lista de rotinas sem dono, junto com outras que aparecem no levantamento: a renovação das assinaturas de software, o desligamento de acessos quando alguém sai do escritório e a guarda de senhas compartilhadas. Essa lista é o resultado mais útil do exercício, porque é onde os sócios têm decisões a tomar. Uma boa regra é nomear um cargo como dono, e não uma pessoa específica, de modo que a rotina sobreviva a trocas de equipe.

Substitutos e revisão periódica

O substituto precisa ser capaz de executar a rotina sem telefonar para o dono. Isso pede três cuidados: ele pertence a um cargo diferente, para que uma única ausência não pare duas funções; ele tem acesso ao procedimento escrito; e, nas rotinas que usam sistemas, tem as permissões necessárias.

A data de revisão evita que o mapa envelheça. Defina uma periodicidade (semestral, por exemplo, como hipótese) e gatilhos extras, como saída de uma pessoa, mudança de cargo ou troca de sistema. Quem revisa também tem nome. Um mapa desatualizado deixa de ser consultado, e a informação volta para a cabeça dos sócios. Quando o problema é procurar respostas que ninguém sabe onde estão, veja como definir onde cada resposta fica.

Ligar cada rotina a um processo documentado

Cada linha do mapa aponta para um procedimento escrito. O mínimo que um procedimento precisa ter: objetivo, o que dá início, passos com responsável por passo, o resultado esperado, exceções conhecidas e quem aprova mudanças. Um esboço fictício:

Processo fictício: Cadastro de novo cliente. Início: contrato assinado informado pelo advogado responsável. Passos: 1) assistente administrativa cria o cadastro no sistema interno; 2) confere nome, documento e contato com o contrato; 3) registra o advogado responsável; 4) avisa o financeiro. Resultado: cadastro completo. Exceção: dados divergentes do contrato voltam ao advogado. Aprova mudanças: sócio-administrador.

Um teste simples para saber se o processo está bom: o substituto consegue executar a rotina na primeira vez só com o documento? Se não, o texto ainda esconde passos que o dono faz de cabeça. Para pedidos isolados, o artigo sobre delegação com responsável mostra como escrever a entrega e a revisão.

Pessoas, cargos, processos e tarefas no OMNX GT3

Na apresentação do OMNX GT3, há cadastro de pessoas, cargos e organograma, processos documentados ligados a projetos e tarefas, e tarefas com responsáveis, prioridades, prazos, recorrências e Kanban. Também há rascunho de processo ou fluxo com IA a partir de áudio, texto ou arquivos, e documentos de projeto e de processo. Com transcrição e recursos habilitados, reuniões podem gerar resumo, pontos de atenção e sugestões de tarefa, revisados antes de aprovar. Isso se encaixa no mapa: cargo e dono ficam no organograma, o procedimento fica no processo e a revisão periódica vira tarefa recorrente.

O GT3 organiza o trabalho, mas não o executa pela equipe. Não é controle de prazo judicial nem de publicações, não executa cobrança ou faturamento, e não faz busca em toda a empresa. A IA pode errar, e todo rascunho de processo pede revisão de quem conhece a rotina. Evite enviar documentos de casos como insumo; use descrições da rotina administrativa.

Conheça o OMNX GT3

Se o seu escritório quer sair da memória dos fundadores para um mapa que a equipe consulte, conheça o OMNX GT3 e use o botão “Solicitar Diagnóstico” da página. Leve a lista de rotinas sem dono: ela é um bom ponto de partida para a conversa.